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Richtlinie zum Einsatz eines Hinweisgebersystems (sog. „Whistleblowing Richtlinie“)
Richtlinie zum Einsatz des Hinweisgebersystems der Stadtwerke Penzberg

1. Zielsetzung, Zweck und Geltungsbereich

(1) Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes haben wir eine Stelle eingerichtet, um über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert zu werden. Daher ermutigen wir alle Personen, die in einem beruflichen Verhältnis zu uns stehen (Mitarbeiter:in, Bewerber:innen, ehemalige Kollegen:innen, Kunden:innen, Lieferanten:innen oder Dritte), uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen.

(2) Explizit ausgenommen von den Regelungen des Hinweisgebersystems sind Meldungen von Verbrauchern, Endkunden bzw. Bürgern.

(3) Diese Regelung soll darüber hinaus allen Personen im Unternehmen den Ablauf mit Meldung eines Verstoßes beschreiben und insbesondere auf den gesetzlichen Schutz des Hinweisgebers eingehen.

2. Abgabe von Hinweisen

(1) Zur Abgabe von Hinweisen von tatsächlichen oder vermuteten Verstößen haben wir folgende Kommunikationswege eingerichtet:

·         Das Hinweisgeberportal steht direkt unter compliance-meldung.de bereit.

·         Direkte (telefonische) Meldung an die interne Meldestelle unter 08000 346465 (kostenfrei).

(2) Die Meldestelle haben wir an die ProtectYourIT ausgelagert. Damit wollen wir eine vertrauliche Bearbeitung sicherstellen.

3. Relevante Hinweise

(1) Die Meldestelle nimmt Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen entgegen und prüft diese gegenüber Verstößen gegen Gesetze  und interne Richtlinien. Es steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.

(2) Es sollen nur solche Hinweise gemeldet werden, bei denen sich der Hinweisgeber sicher ist, dass die von ihm mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind. Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen.

(3) Es wird darauf hingewiesen, dass sich ein Hinweisgeber strafbar machen kann, wenn er wider besseren Wissens unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.

(4) Der Schutz der Hinweisgeber hat höchste Priorität: Sämtliche Hinweise, einschließlich der Bezüge zum Hinweisgeber, werden vertraulich und anonym verarbeitet.

4. Vertraulichkeit und Datenschutz

(1) Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie unserem Unternehmen in höchstem Maße zu beschädigen. Sie werden daher von uns über die sich aus den Datenschutzgesetzen ergebenen Pflichten hinaus besonders vertraulich behandelt.

Stand: Dezember 2023